Hallo pipedrivers, Weten jullie wellicht een manier om een overzicht te maken van aanvragen en aanbi

Sarah_5083

Hallo pipedrivers, Weten jullie wellicht een manier om een overzicht te maken van aanvragen en aanbiedingen? Wij, een internationale ambulante handels bedrijf werkt op basis van vraag en aanbod. Momenteel hebben wij al onze aanvragen van klanten en aanbiedingen van leverancier in excel documenten staan. En dat is zeer tijdrovend wellicht dat er een prachtige oplossing is die via zapier te koppelen of die we extern kunnen gebruiken? Iemand enig idee?

Mike van der Valk

Hi @Sarah zou je misschien een screenshot kunnen maken van de excel sheet (zonder gevoelige informatie uiteraard). Dan kunnen we misschien beter begrijpen wat voor data je nu vastlegt. Ook vraag ik me af hoe je nu dan vraag en aanbod matched, is dat gewoon handmatig? Waar gebruik je momenteel Pipedrive precies voor in het proces?

Erwin Cammelbeeck

Waarom maak je geen pijplijn aan in Pipedrive met de kolommen Aanvraag, Offerte, Klant? Kun je daarna zo importeren vanuit Excel naar Pipedrive. 

Sarah_5083

Hallo Mike, per activiteit hebben we een andere opstelling. bijv in dranken heb je de maat ML en L en in goud dan gaat het per KG en in diamanten hebben we grades. Maar voor het gemak laat ik het bij dranken. Nou dat is een zeer simpel tabel in excel met volgende gegevens: Datum aanvraag, aanvrager naam, aanvrager organisatie, merk, product, maat, verpakking, aantallen, taal product, voorwaarden. En dat vullen we dagelijks in gedurende de dag. Momenteel voor de dranken zijn dat 80-400 aanvragen per dag en daar zijn we altijd uren zoet mee, helaas.

Ron van Dooren

Je gaat toch niet zelf die gegevens invoeren in Excel? Daar zijn toch formulieren voor, die je Excel-sheet of, liever nog, je database automatisch bijwerken, al dan niet via een connector? En van waaruit je ook weer heel eenvoudig zaken kunt opzoeken en matchen? Of heb ik het verkeerd begrepen? Overigens is Integromat vele malen goedkoper en krachtiger dan Zapier, maar dat terzijde.

Mike van der Valk

@Sarah je kunt in Pipedrive custom velden aanmaken waar je deze data in kunt zetten. Je kunt dan een web form van Pipedrive of een andere service aanmaken en vragen aan je klanten deze in te vullen bij iedere aanvraag. Deze data komt dan automatisch in Pipedrive. Je kunt bijvoorbeeld 2 Pipelines maken. In 1 komt alle data van aanvraag webforms binnen en in de andere alle data van aanbod webforms. Dan kun je door middel van filteren op basis can custom fields deals in de 2 Pipelines aan elkaar matchen.

Niels Holswilder

Wellicht stel ik een domme vraag maar wat is nu precies het probleem welke opgelost moet worden? Ik begrijp dat Excel op dit moment tijdrovend is maar daar kan VBA code wellicht een uitkomst in zijn. Met VBA kun je formulieren maken voor data invoer, en je kan eventueel een deel van het handmatige werk proberen weg te schrijven in een code die dat dan voor je doet.

Sarah_5083

@Ron van Dooren daar hebben wij geen formulieren voor omdat ik het simpelweg niet in me heb om zoiets op te zetten...

Sarah_5083

@Mike van der Valk Hoe kan je dat dan matchen, bedoel je visueel en dan ff n paar muis klikken?

Sarah_5083

@Niels Holswilder Klinkt heel mooi maar ik ben een leek als het om dit onderwerp gaat. Ik ben al op zoek naar een bureau/deskundige die ons kan helpen maar er is niet veel aanbod op dit gebied. Vele it bedrijven voor mkb doen dit niet...

Ron van Dooren

@Sarah Snap ik. Het lijkt mij een typisch voorbeeld van een (kleine) maatwerkapplicatie. Heel ingewikkeld klinkt het zo op het eerste gezicht niet, maar de devil zit meestal in de details... Wil je dit automatiseren, dan zul je er echt even voor moeten gaan zitten met een ontwikkelaar en uitleggen wat precies de bedoeling is. Een goede ontwikkelaar kijkt verder dan zijn / haar neus lang is en denkt ook na over toekomstige functionaliteit en onderhoudbaarheid. Mijn advies: houd het simpel, probeer te voorkomen dat er "een oplossing voor alles" wordt gebouwd (want dan beginnen vaak de problemen).

Ron van Dooren

@Sarah Ik ben eigenaar van de LinkedIn-groep Student of starter. Daar komt nét een bijdrage binnen van KIN, Centrum voor Digitale Innovatie van de Vrije Universiteit Amsterdam. Daar worden studenten gekoppeld aan MKB-bedrijven om te helpen een digitaal probleem op te lossen. Gratis en voor niks. Jouw probleem lijkt me een prachtige case. Hier de link: https://www.kinresearch.nl/news/kin-helps/

Mike van der Valk

@Sarah inderdaad visueel of bijvoorbeeld door die filter resultaten alsnog naar excel te exporteren.