Delete uncompleted "To Do" Activities in Pipeline Stage

Paddy_34461
Paddy_34461 Posts: 2

Hi Pipedrivers

I am trying to build a workflow that has a number of follow up activities in a particular stage and an activity to be completed once we have spoken with the client. For example:

  1. Follow Up Call 1 (Day 1)
  2. Follow Up Email 2 (Day 2)
  3. Follow Up Call (Day 4)
  4. Good to Chat Email

Sometimes we will get to chat with the client on the first call in which case only activities 1 & 4 would be completed. Is there a way to create an automation to delete tasks 2 & 3 using the completion of task 4 as a trigger?

Any help would be much appreciated.

Best wishes,

Paddy

 

 

Comments

  • BaptisteBCA
    BaptisteBCA Community Driver Posts: 249
    100 Comments Second Anniversary Name Dropper Photogenic
    edited February 25 #2

    Hello @Paddy ,


    Désolé j'écris en français, mais vous avez un bouton pour traduire, tout en bas.

    Ça n'est pas évident ce que vous demandez.

    Est-ce que ce n'est pas plus simple de créer les tâches "une par une" :

    1. Une offre est créée (ou avancée à une étape)
    2. Je crée une activité "Follow up call 1"
    3. Quand la tâche "follow up call 1" est terminé, je créé une activité "Follow up e-mail"
    4. Quand la tâche "follow up e-mail" est terminé, je créé une activité "Follow up call 2"
    5. Ainsi de suite

    Comme ça vous êtes sûr de les créer les tâches au bon moment, avec les bonnes dates.
    Puis ça évite de surcharger les activités pour rien (Le risque c'est que les utilisateurs se retrouvent le matin avec une quantité importante de tâche "en retard" et que ça les décourage).

     

    J'espère avoir pu vous aider

  • Amit Sarda - Pipedrive Consultant - AmitSarda.xyz
    edited November 2021 #3

    You can set up an automation using Integromat.

  • Paddy_34461
    Paddy_34461 Posts: 2
    edited November 2021 #4
    Baptiste said:

    Hello @Paddy ,


    Désolé j'écris en français, mais vous avez un bouton pour traduire, tout en bas.

    Ça n'est pas évident ce que vous demandez.

    Est-ce que ce n'est pas plus simple de créer les tâches "une par une" :

    1. Une offre est créée (ou avancée à une étape)
    2. Je crée une activité "Follow up call 1"
    3. Quand la tâche "follow up call 1" est terminé, je créé une activité "Follow up e-mail"
    4. Quand la tâche "follow up e-mail" est terminé, je créé une activité "Follow up call 2"
    5. Ainsi de suite

    Comme ça vous êtes sûr de les créer les tâches au bon moment, avec les bonnes dates.
    Puis ça évite de surcharger les activités pour rien (Le risque c'est que les utilisateurs se retrouvent le matin avec une quantité importante de tâche "en retard" et que ça les décourage).

     

    J'espère avoir pu vous aider

    Thank you for your suggestion Baptiste.

  • Martin Pecha_2338
    Martin Pecha_2338 Posts: 192
    100 Comments Second Anniversary 5 Up Votes 5 Likes
    edited November 2021 #5

    If you want really straightforward solution, you can create 4 stages based on your points and create an automation, that will trigger these activities or sending emails etc.

     

    I think you can also define, that a deal need to go in specific order from stage to stage so you can safe some mistakes.